L'employeur ouvre la porte de MyPeopleDoc, mais il ne garde pas la clé. C'est tout le paradoxe de ce service : personne ne peut y entrer sans invitation de son entreprise, et pourtant le compte peut survivre à la fin du contrat de travail, continuer à recevoir les documents d'un autre employeur et rester actif sans limite de durée.
Cette fiche rassemble les repères utiles, de l'activation à la fermeture du compte. Ils s'appuient sur les conditions d'utilisation publiées par UKG, dans leur version mise en ligne en 2023, et sur le centre d'aide du service. Ces textes peuvent évoluer : la version présentée à la connexion fait foi.
MyPeopleDoc en un coup d'œil
| Repère | Information publiée |
|---|---|
| Exploitant | PeopleDoc SAS, société affiliée à UKG |
| Nature | Espace sécurisé de documents RH |
| Prix pour le salarié | Gratuit, hors coût de la connexion internet |
| Stockage personnel | 10 Go |
| Format des documents RH | PDF ou autre format conforme |
| Assistance | Jours ouvrés, 9 h 30 à 18 h 30 |
| Adresse du service | mypeopledoc.com |
Les noms « people doc », « my peopledoc » ou « my people docs » renvoient tous à ce service. Les fautes de frappe courantes, comme « mypeapledoc » ou « mypeopledox », rappellent un point de prudence : avant de saisir un mot de passe, il faut relire l'adresse du site officiel dans la barre du navigateur.
Qui peut ouvrir un compte
Le compte ne s'ouvre pas librement. Les conditions d'utilisation prévoient que l'utilisateur reçoit une invitation de son employeur, lequel a conclu un contrat avec UKG ou l'une de ses sociétés affiliées. Un particulier dont l'entreprise n'utilise pas le service n'a donc pas de porte d'entrée, et la première question à poser au service RH reste de savoir si l'entreprise y a recours.
L'accès repose sur un code d'activation unique et personnel. Selon le centre d'aide :
- il est en général envoyé automatiquement par l'employeur à l'adresse professionnelle, à la création du profil salarié ou lors de relances programmées ;
- il peut, plus rarement, arriver par courrier postal, si l'entreprise l'a décidé ;
- il reste utilisable 30 jours après réception, puis il expire.
Créer un compte n'a rien d'obligatoire au regard des conditions d'utilisation : le choix appartient à l'utilisateur. La conséquence est simple, celui qui s'abstient ne reçoit pas ses documents RH par voie électronique. Là encore, le service RH doit expliquer ce qui est prévu à la place.
Mypeopledoc activer mon compte : les étapes
L'activation suit un chemin court. Le salarié se munit de son code, s'inscrit avec une adresse électronique, puis accepte les conditions d'utilisation en cochant la case prévue. La marche exacte peut varier, car le centre d'aide distingue une ancienne et une nouvelle version du service selon les entreprises.
Code expiré ou jamais reçu
Il faut d'abord demander à l'employeur de générer un nouveau code. Si l'entreprise confirme qu'une adresse figure bien dans le profil salarié, un code peut aussi être demandé sur le site officiel par la fonction « Request an Invitation », en indiquant cette adresse. En dernier recours, quand l'employeur ne peut pas en renvoyer, le support prend le relais.
Une limite revient avec insistance dans l'aide en ligne : un code part uniquement vers l'adresse indiquée par l'employeur. Si elle est absente ou erronée, seule l'entreprise peut la corriger, et le support n'enverra rien à une autre adresse. Écrire au support pour changer cette donnée revient donc à perdre du temps.
Quelle adresse choisir à l'inscription
UKG recommande vivement une adresse personnelle lors de la création du compte. Elle facilite la gestion de l'espace et permet de le conserver après un changement d'employeur. Une adresse professionnelle disparaît souvent avec le contrat, et avec elle les notifications de dépôt et la réception du courriel de renouvellement du mot de passe.
Mypeopledoc fiche de paie : où la trouver et quoi vérifier
Quand un document RH est disponible, le titulaire reçoit une notification à l'adresse utilisée pour l'activation. L'employeur peut déposer tout type de document RH, de façon automatique et régulière ou ponctuelle ; les fiches de paie ne sont donc qu'une partie du contenu possible.
Le compte permet de recevoir, stocker, organiser, consulter, partager et supprimer ces documents. Des « dossiers partagés » servent à transmettre un fichier à un tiers, et une corbeille gère les suppressions. Les conditions d'utilisation ajoutent une précaution : une fois un document RH téléchargé, UKG ne peut plus en assurer l'intégrité. La pièce conservée dans le coffre reste la référence.
Le droit du travail encadre ce format. D'après Service-public, le papier est devenu l'exception en 2017, chacun peut s'opposer à la remise dématérialisée en prévenant son entreprise, et l'accès aux fiches doit être assuré pendant 50 ans, ou 6 ans au-delà de la retraite. Trois ans sont laissés pour contester un montant. La page école et travail réunit d'autres repères de ce type.
Des documents lisibles dans la durée
Un fichier conservé des décennies doit rester ouvrable. Les conditions d'utilisation répondent à ce souci : UKG vérifie régulièrement que les documents RH stockés se lisent avec un logiciel standard. Si l'évolution des technologies empêche de les lire dans leur format d'origine, la société les migre à ses frais vers un autre format lisible. Le service est annoncé disponible 24 heures sur 24, tous les jours, hors périodes de maintenance, sans garantie absolue : UKG parle d'une disponibilité maximale, dans la mesure du possible.
Confidentialité : ce que l'employeur voit
Les conditions d'utilisation indiquent que l'utilisateur est la seule personne à qui l'accès aux fichiers est accordé, et qu'UKG ne partage pas les documents. En revanche, certains paramètres de gestion du compte peuvent être transmis aux employeurs, comme le type de fichiers, une éventuelle désinscription et les dates de modification de ces réglages.
Les fichiers personnels déposés par le titulaire restent sous sa responsabilité. UKG conserve aussi un registre d'activité à des fins de sécurité, pendant un an au plus, détruit à la suppression du compte. L'authentification à deux facteurs, qui peut passer par SMS, est vivement recommandée dès la création du compte. Le numéro de téléphone n'est alors conservé que pour cet usage.
Fichiers personnels : les limites
Les 10 Go personnels ne servent pas à tout. Le titulaire s'engage à n'y déposer aucun contenu qui engagerait sa responsabilité, porterait atteinte aux droits d'un tiers ou contiendrait un virus, et UKG peut suspendre un compte en cas de manquement. Un contenu illégal repéré se signale par la fonction d'aide du service. UKG précise par ailleurs qu'il ne répond pas du contenu des fichiers téléversés.
Mypeopledoc connexion : que faire selon le blocage
| Blocage | Réflexe |
|---|---|
| Mot de passe oublié | Fonction « mot de passe oublié », puis adresse du compte |
| Courriel de renouvellement absent | Attendre 1 à 2 minutes, regarder les indésirables, réessayer |
| Code d'activation expiré | Nouvelle demande à l'employeur |
| Adresse erronée au profil | Correction par l'employeur |
| Accès compromis | Blocage du compte à demander à UKG |
MyPeopleDoc n'envoie jamais le mot de passe par courriel, pour des raisons de sécurité. Un message qui prétend le fournir, ou qui le réclame, doit éveiller les soupçons. La rubrique services en ligne détaille d'autres réflexes face à ces messages.
Joindre l'assistance
Les conditions d'utilisation annoncent une assistance gratuite, les jours ouvrables, de 9 h 30 à 18 h 30, heure d'Europe centrale. L'ancienne adresse du centre d'aide renvoie aujourd'hui vers le portail de support d'UKG, accessible par le lien « Support » de la page d'accueil du service. En cas d'interruption, planifiée ou non, un message s'affiche à la connexion.
Changer d'employeur, quitter son poste
La fin d'un contrat met fin aux dépôts de cet employeur, pas au compte. L'utilisateur peut le conserver indéfiniment pour ses fichiers personnels, y accéder avec le même nom d'utilisateur et le même mot de passe, et le lier à un ou plusieurs employeurs, actuels ou futurs. Cette continuité repose sur une adresse encore active : mieux vaut la vérifier avant le dernier jour de travail.
Les conditions d'utilisation peuvent aussi changer pendant cette période. Toute modification s'applique 45 jours après sa mise en ligne, et l'utilisateur en est informé à la connexion, avant de pouvoir utiliser son compte. Un salarié qui ne s'est pas connecté depuis longtemps peut donc découvrir un nouveau texte à valider lors de sa visite suivante, sans que cela signale un problème.
Fermer le compte : les délais
- Suppression par l'utilisateur : effectuée au plus tard dans les 40 jours après la demande, définitive et sans restauration possible.
- Avant de supprimer : télécharger tous les fichiers utiles, car ils disparaissent avec le compte.
- Compte inactif : UKG peut le fermer s'il est inactif depuis plus de 12 mois et ne contient plus aucun fichier, après un message resté sans réponse pendant 30 jours.
Le cas d'un décès est prévu : l'utilisateur peut désigner un contact légataire auprès du support. Sans cette désignation, les héritiers peuvent obtenir l'accès aux fichiers dans le cadre de la succession, sur justificatif, à la réception d'un certificat de décès original.
Un bulletin se garde sans limitation de durée, selon la mention que Service-public rappelle. Une copie rangée avec les papiers du foyer complète utilement le coffre.
Questions fréquentes
MyPeopleDoc est-il obligatoire ?
Les conditions d'utilisation laissent à l'utilisateur le choix de créer ou non son compte, et Service-public rappelle le droit de refuser le bulletin dématérialisé. Le service RH précise les modalités prévues dans l'entreprise.
MyPeopleDoc mon compte reste-t-il actif après un départ ?
Oui. Le compte peut être conservé indéfiniment, à condition de garder les identifiants et une adresse valide. Seuls les dépôts de l'ancien employeur cessent.
Pourquoi le code d'activation ne fonctionne-t-il pas ?
Il a peut-être dépassé les 30 jours de validité. L'employeur peut en générer un autre ; le support n'envoie aucun code vers une adresse différente de celle du profil salarié.
Combien d'espace personnel offre le compte ?
Les conditions d'utilisation fixent le stockage personnel à 10 Go.
Peut-on avoir plusieurs employeurs sur un même compte ?
Oui, le compte peut être lié à un ou plusieurs employeurs, sous réserve de l'accord préalable de son titulaire pour recevoir leurs documents.
Sources et références
- UKG, conditions d'utilisation de MyPeopleDoc — www.ukg.com
- UKG, aide MyPeopleDoc, obtenir son code d'activation — hrsd-peopledoc.ukg.com
- UKG, aide MyPeopleDoc, code d'activation non reçu — hrsd-peopledoc.ukg.com
- UKG, aide MyPeopleDoc, mot de passe oublié — hrsd-peopledoc.ukg.com
- PeopleDoc, page d'accueil de MyPeopleDoc — www.mypeopledoc.com
- Service-public, le bulletin de paie — www.service-public.gouv.fr
